সহকারী শিক্ষক
০২ জুলাই, ২০২২ ০৮:৩৩ অপরাহ্ণ
অধীনস্থদের মধ্যে কাজ ভাগ করে দেওয়ার ৬টি কার্যকর উপায়
অধীনস্থদের মধ্যে কাজ ভাগ করে দেওয়ার ৬টি কার্যকর উপায়
আপনি যখন কোনো প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বে আছেন, অধীনে থাকা কর্মচারীদের কাজ ভাগ করে দেওয়াটা অনেক বড় একটা দায়িত্ব।
যদিও বেশিরভাগ কর্মকর্তাই এই কাজে অবহেলা করেন। অনেকে নিজের অধীনস্থদের ঠিকঠাক মূল্যায়নও করেন না। ফলে তাদের কাছ থেকে কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পেতে ব্যর্থ হন।
কাকে, কখন, কীভাবে একটা কাজ বা দায়িত্ব দিতে হবে, তা নিয়ে যথেষ্ট পরিকল্পনা না থাকলে সেই কাজ সফল হওয়ার সম্ভাবনা অনেক কমে যায়।
যুক্তরাষ্ট্রের অন্যতম রিটেইল চেইন স্টোরের প্রতিষ্ঠাতা জেমস পেনির মতে, এই ধরনের পরিকল্পনা না থাকা মানে নিজের কোম্পানিকেই গলা টিপে হত্যা করা।
প্রতিষ্ঠান যখন বড় হতে থাকবে অনেক কিছুই আপনাকে পুনরায় ভেবে দেখতে হবে। সব কাজ যখন নিজে করা সম্ভব না, তখনই সাধারণত আপনি লোক নিয়োগ করেন। কাজকর্ম তাদের মধ্যে ঠিকঠাক বন্টন করে দিতে পারলেই সফলতার মুখ দেখতে পারবেন।
বেশিরভাগ ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের পরিচালকরা সুষ্ঠুভাবে কাজ ভাগ করে দেওয়ার জন্যে ম্যানেজারিয়াল পোস্টে লোক নিয়োগ করেন। তবে শেষ পর্যন্ত দেখা যায়, সেই পোস্টে কাজ করা লোকেরা নিজেদের কাজ হালকা করার জন্যেই অন্যের উপর কাজ চাপিয়ে দেয়।
এতে করে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি গুরুত্ব হারিয়ে ফেলে। ফলে প্রতিষ্ঠানের সম্পদ আর সময়ের সাথে সাথে কর্মচারীদেরও মূল্যবান সময় নষ্ট হয়।
তাহলে আপনি কীভাবে অধীনস্থদের মধ্যে কাজ ভাগ করবেন?
অধীনস্থদের মধ্যে কাজ ভাগ করার ৬টি কার্যকরী উপায় নিয়ে এই আলোচনা।
.
#১. কাজে একেবারে নিখুঁত হওয়ার দিকে গুরুত্ব দিবেন না
উদ্দেশ্য হতে হবে কাজটা ঠিকঠাকভাবে শেষ করা। শিল্পকর্মের মতো নিখুঁত ফলাফল চাইলে আপনার সময় আর সম্পদ দুটিই নষ্ট হবে। কাজের একটা নির্দিষ্ট মানদণ্ড ঠিক করুন আর কাজটা শেষ করার জন্যে ন্যায্য সময় বেঁধে দিন। লক্ষ্য ঠিক হলে বাকিটা কর্মচারীদের ওপর ছেড়ে দিন। তাদেরকেই ঠিক করতে দিন কীভাবে তারা কাজটা করতে চায়।
.
#২. কাজের ব্যাপারে পরিপূর্ণ নির্দেশনা দিন
যাকে বা যাদেরকে কাজ দিচ্ছেন, তারা কাজ শেষ করার জন্য যথেষ্ট তথ্য আর নির্দেশনা পাচ্ছে কিনা সেদিকে খেয়াল রাখুন। কাজের ব্যাপারে বোঝানোর পর তারা বুঝেছে কিনা সেই সম্পর্কেও নিশ্চিত হন। যদি তারা ঠিকঠাকভাবে বুঝতেই না পারে, তাহলে কাজ করতে গিয়ে ভুল হওয়ার আশঙ্কা অনেক বেশি থাকবে।
.
#৩. শুধুমাত্র আপনিই কাজটা ঠিকঠাক করতে পারেন, এই ধরনের চিন্তাভাবনা বাদ দিন
কোনো কর্মচারী বা কর্মকর্তা কাজটা আপনার মতো করে করতে পারে না মানে এই না যে, তাকে দেয়া কাজটা সে করতেই পারবে না। কাজের ফলাফল আর গুণগত মান যদি আপনার আশানুরূপ হয়, তাহলে কে কীভাবে করল সেটা বিষয় না। কর্মচারীদের তাদের মতো কাজ করতে দিলে কর্মক্ষেত্রেও তারা স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করে। এমনকি তাদের কর্মক্ষমতাও বৃদ্ধি পায়।
.
#৪. দক্ষতা বাড়ানোর দিকে মনোযোগ দিন
কাজ বণ্টনের মানে এই না, আপনি যেসব কাজ করতে চান না সেগুলি আরেকজনকে দিয়ে করাবেন। বরং কাউকে একটা কাজ করতে দেওয়া মানে সেই কাজের উপর তার দক্ষতা আর জ্ঞান বাড়ানো। নতুন কাজ দেওয়ার সময় মনে রাখা দরকার, ভুল করতে করতেই তার দক্ষতা বৃদ্ধি পাবে। কাজকে গুরুত্ব দেয় এমন কর্মচারীদেরকে জরিমানা কিংবা শাস্তি দেবেন না।
.
#৫. কাজের অগ্রগতির দিকে নজর রাখুন
কাজের অগ্রগতির দিকে নজর রাখা মানে আপনাকে প্রতিনিয়ত কর্মচারীদের পাহারা দিয়ে যেতে হবে এমন না। কর্মচারীদের তাদের মত কাজ করে যেতে দিন। কাজ ঠিকঠাক আগাচ্ছে কিনা, তা লক্ষ্য করার জন্যে মাঝে মাঝে তাদের তদারক করুন। কাজের প্রতিটা ধাপ শেষে তাদের কাছ থেকে কাজের হিসাব বুঝে নিন। তবে সবসময় তাদেরকে নজরদারির ভেতর রাখবেন না। এতে করে তারা নিজেদের মতো কাজ করতে পারবে না। এমনকি কাজের ফলাফলের উপরও এর প্রভাব পড়তে পারে।
.
#৬. যারা কাজটা করতে রাজি, তাদেরকে ধন্যবাদ দিন
যাকে কাজ দিচ্ছেন সে কাজটা করতে ইচ্ছুক কিনা, কাজ দেওয়ার আগে সেটা জিজ্ঞেস করে নিন। এর ফলে কর্মচারীরা আপনার প্রতিষ্ঠানে নিজেদের গুরুত্ব বুঝতে পারবে। আর যারা কাজ করতে ইচ্ছুক অথবা কাজটা ঠিকঠাক শেষ করেছে, তাদেরকে অভিনন্দন জানান। এতে করে তাদের সাথে আপনার সম্পর্কও ভালো থাকবে।
কাজ বণ্টন যত সোজাই মনে হোক, বাস্তবে ততটা না। বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান কর্মচারীদের দিয়ে কাজ করিয়ে নিতে ব্যর্থ হয়। আলোচিত বিষয়গুলি মাথায় রাখলে কাজ ব্যাপারটা আর সহজ ও কার্যকরী উপায়ে করতে পারবেন।
সৌঃ সি বি