ডিজিটালাইজেশন বা ডিজিটাইজেশন হলো ভৌত বা অ্যানালগ তথ্যকে (কাগজ, ছবি, রেকর্ড) ডিজিটাল ফরম্যাটে রূপান্তর এবং কাজের প্রক্রিয়াগুলোতে ডিজিটাল প্রযুক্তি ব্যবহারের মাধ্যমে কর্মদক্ষতা বৃদ্ধি করা [২, ৮]। এটি মূলত স্ক্যানিং, ওসিআর (OCR), ক্লাউড স্টোরেজ, এবং সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে কাগজবিহীন অফিস, অনলাইন সার্ভিস ও অটোমেশন নিশ্চিত করে [৩, ১০]। 

ডিজিটালাইজেশন করার মূল ধাপসমূহ:

তথ্য ডিজিটাইজেশন: গুরুত্বপূর্ণ নথি, ছবি এবং রেকর্ড স্ক্যান করে কম্পিউটার বা ক্লাউড সার্ভারে সফট কপি হিসেবে সংরক্ষণ করা [৩, ১১]।

অটোমেশন ও সফটওয়্যার ব্যবহার: কাজের প্রক্রিয়া সহজ করতে ই-মেইল, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার (যেমন- Asana, Trello), এবং ডিজিটাল সিগনেচার ব্যবহার করা [৩, ৮]।

ক্লাউড স্টোরেজ ও নিরাপত্তা: তথ্য যেকোনো জায়গা থেকে ব্যবহারের জন্য ড্রপবক্স বা গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করা এবং তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে ফায়ারওয়াল ও সাইবার নিরাপত্তা ব্যবস্থা গ্রহণ করা [৩, ৯]।

অনলাইন কার্যক্রম: পণ্য বা সেবা বিক্রির জন্য ই-কমার্স ওয়েবসাইট ও সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করা [১৩]।

প্রশিক্ষণ: কর্মীদের ডিজিটাল টুলস ব্যবহারে দক্ষ করে তুলতে প্রশিক্ষণ প্রদান করা [১৪]। 

উদাহরণস্বরূপ: একটি অফিস ফাইলে রাখা নথি স্ক্যান করে গুগল ড্রাইভে রাখা এবং অটোমেটিক ইনভয়েসিং সিস্টেম ব্যবহার করে লেনদেন পরিচালনা করা।