প্রভাষক
২২ ফেব্রুয়ারি, ২০২৬ ০৭:৫৩ পূর্বাহ্ণ
ই-নথি বা ই-ফাইলিং বাস্তবায়ন
ই-নথি বা ই-ফাইলিং হলো প্রচলিত কাগজের নথির পরিবর্তে ডিজিটাল পদ্ধতিতে সরকারি দাপ্তরিক কাজ পরিচালনার একটি আধুনিক ব্যবস্থা। এটি মূলত সচিবালয় থেকে শুরু করে মাঠ পর্যায়ের সকল সরকারি দপ্তরে স্বচ্ছতা ও গতিশীলতা আনয়নের লক্ষ্যে বাস্তবায়িত হচ্ছে। বর্তমানে এই সিস্টেমকে আরও উন্নত করে ডি-নথি (ডিজিটাল নথি) হিসেবে রূপান্তর করা হচ্ছে।
ই-নথি বাস্তবায়নের বিস্তারিত ধাপ ও দিকগুলো নিচে তুলে ধরা হলো:
১. মূল লক্ষ্য ও শুরু
প্রতিষ্ঠা: ২০১৬ সালে পরীক্ষামূলকভাবে শুরু হলেও ২০১৭ সাল থেকে এর আনুষ্ঠানিক ও বিস্তৃত ব্যবহার শুরু হয়।
লক্ষ্য: সরকারি কাজে লাল ফিতার দৌরাত্ম্য কমানো, কাগজবিহীন অফিস (Paperless Office) প্রতিষ্ঠা এবং নাগরিক সেবা দ্রুততর করা।
২. বাস্তবায়নের প্রধান ধাপসমূহ (কার্যপ্রক্রিয়া)
সিস্টেমটি মূলত নিম্নলিখিত ধাপগুলোর মাধ্যমে পরিচালিত হয়:
ডাক আপলোড: আগত যে কোনো চিঠি বা আবেদন স্ক্যান করে সিস্টেমে ডিজিটাল 'ডাক' হিসেবে আপলোড করা হয়।
নথি উপস্থাপন ও নোট: সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা সেই ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করেন এবং নিজের মতামত বা সিদ্ধান্ত 'নোট' আকারে লেখেন।
অনুমোদন ও পত্রজারি: উচ্চপদস্থ কর্মকর্তাদের অনুমোদনের পর ডিজিটাল মাধ্যমেই পত্রজারি করা হয়।
ডিজিটাল নম্বরিং: প্রতিটি নথির জন্য ২২ ডিজিটের একটি সুনির্দিষ্ট কোড ব্যবহৃত হয়, যা নথি শনাক্তকরণ সহজ করে।
৩. ব্যবহারের সুবিধা
গতিশীলতা: ফাইল এক টেবিল থেকে অন্য টেবিলে যাওয়ার সময় কমে আসে এবং যে কোনো স্থান থেকে কাজ নিষ্পত্তি করা যায়।
স্বচ্ছতা ও
জবাবদিহিতা: একটি ফাইল বর্তমানে কোন কর্মকর্তার কাছে আছে এবং কতক্ষণ ধরে পড়ে আছে, তা ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সহজেই তদারকি করা সম্ভব।
সাশ্রয়: কাগজের ব্যবহার ও নথিপত্র সংরক্ষণের খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস পায়।
৪. ডি-নথি বা ডিজিটাল নথিতে রূপান্তর
বর্তমানে ই-নথি সিস্টেমকে আরো আধুনিক করে ডি-নথি (D-Nothi) সিস্টেমে মাইগ্রেশন করা হচ্ছে। এতে ভয়েস মেসেজিং, ক্যালেন্ডার এবং ক্লাউড স্টোরেজের মতো উন্নত ফিচার যুক্ত করা হয়েছে।
৫
৫ মন্তব্য