আজকের ডিজিটাল যুগে ইমেইল হলো যোগাযোগের অন্যতম প্রধান ও আনুষ্ঠানিক মাধ্যম। স্কুল-কলেজ থেকে শুরু করে অফিস-আদালত সর্বত্র ইমেইলের ব্যবহার প্রতিদিন বাড়ছে। কিন্তু শুধু কিছু লিখে পাঠিয়ে দিলেই তা কার্যকর ইমেইল হয় না। একটি সঠিক, পেশাদার ও গ্রহণযোগ্য ইমেইল লিখতে হলে কিছু নির্দিষ্ট নিয়মকানুন মেনে চলা অত্যন্ত জরুরি।

প্রথম পর্ব:

ইমেইলের সঠিক কাঠামো

একটি পূর্ণাঙ্গ ইমেইলের বেশ কয়েকটি নির্দিষ্ট অংশ থাকে। প্রথমেই আসে প্রাপকের ঠিকানা অর্থাৎ "To" ঘর, যেখানে যাকে ইমেইল পাঠানো হবে তার ইমেইল আইডি লেখা হয়। যদি একাধিক ব্যক্তিকে অবগত করতে চান তাহলে "CC" (Carbon Copy) ঘরে তাদের ঠিকানা দেওয়া হয়। আর কাউকে গোপনে অন্তর্ভুক্ত করতে চাইলে "BCC" (Blind Carbon Copy) ব্যবহার করতে হয়।

এরপর আসে বিষয় লাইন বা Subject Line যা ইমেইলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর একটি। Subject Line দেখেই প্রাপক প্রথমে সিদ্ধান্ত নেন যে ইমেইলটি পড়বেন কিনা। তাই Subject Line সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং প্রাসঙ্গিক হওয়া উচিত সাধারণত দশ শব্দের মধ্যে মূল বিষয়টি বোঝানো উচিত। যেমন, শুধু "Meeting" না লিখে "Team Meeting Friday at 3 PM" লেখা অনেক বেশি কার্যকর।