সম্ভাষণ ও মূল বক্তব্য:

ইমেইলের শুরুতে একটি উপযুক্ত সম্ভাষণ বা Greeting দেওয়া আবশ্যক। প্রাপকের সাথে সম্পর্ক ও প্রেক্ষাপট অনুযায়ী সম্বোধন বেছে নিতে হয়। পেশাদার বা আনুষ্ঠানিক ইমেইলের ক্ষেত্রে "Dear Sir", "Dear Madam", বা "Respected [নাম]" ব্যবহার করা উচিত। তুলনামূলক অনানুষ্ঠানিক পরিবেশে "Hello [নাম]" বা "Hi [নাম]" ব্যবহার করা যায়। তবে যেকোনো পরিস্থিতিতে প্রাপককে সম্মানের সাথে সম্বোধন করাই শ্রেয়।

সম্ভাষণের পরেই আসে ইমেইলের মূল বক্তব্য বা Body। এই অংশটি সাধারণত তিনটি ভাগে ভাগ করে লেখা হয়। প্রথম অনুচ্ছেদে ইমেইল লেখার উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে জানাতে হয় প্রাপক যেন প্রথম দুই-তিন বাক্যেই বুঝতে পারেন কেন এই ইমেইলটি পাঠানো হয়েছে। মাঝের অনুচ্ছেদে প্রয়োজনীয় বিস্তারিত তথ্য, প্রসঙ্গ বা ব্যাখ্যা দেওয়া হয়। আর শেষ অনুচ্ছেদে প্রাপকের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হচ্ছে তা উল্লেখ করতে হয়, যেমন  "Please confirm your availability by Thursday."

"একটি ভালো ইমেইল হলো সেটি যা পড়তে সহজ, বুঝতে সহজ এবং যেখানে প্রয়োজনীয় তথ্য সুশৃঙ্খলভাবে উপস্থাপিত। অতিরিক্ত কথা নয়, সঠিক কথাই বলুন।"