স্কুল, কলেজ বা মাদ্রাসার জন্য সফটওয়্যার কেনা এখন আর বিলাসিতা নয়। হাজিরার খাতা, রেজাল্টের ট্যাবুলেশন শিট, ফি-র রশিদ বই — সব একসাথে সামলাতে গিয়ে অফিসের বেশিরভাগ সময় চলে যায় কাগজের কাজে। কিন্তু বাজারে এত সফটওয়্যার, এত দাম আর এত প্রতিশ্রুতি যে কোনটা নেবেন, সেটা ঠিক করা কঠিন।

প্রতিষ্ঠানের জন্য নিজে সফটওয়্যার বানাতে আর চালাতে গিয়ে যা শিখেছি, তা থেকে নিচের ১০টি প্রশ্ন সাজিয়েছি। কোনো বিক্রেতার সাথে কথা বলার সময় এই তালিকাটা পাশে রাখুন।

১. বাস্তবে কোনো প্রতিষ্ঠানে চলছে কি?

ব্রোশিওর আর প্রেজেন্টেশনে সব সফটওয়্যারই সুন্দর দেখায়। জিজ্ঞেস করুন — এই মুহূর্তে কোন কোন প্রতিষ্ঠান এটা প্রতিদিন ব্যবহার করছে? সম্ভব হলে সেই প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট দেখুন, আর পরিচিত কেউ থাকলে তাদের অফিসে একবার ফোন করে অভিজ্ঞতা জেনে নিন।

২. কেনার আগে লাইভ ডেমো দেখাবে কি?

শুধু ভিডিও নয়, লাইভ ডেমো চান — যেখানে আপনি নিজে প্রশ্ন করতে পারবেন: "আমাদের ৮ম শ্রেণির রেজাল্ট এভাবে হয়, এটা কি পারবে?" ডেমোতে হাজিরা দেওয়া, নম্বর এন্ট্রি আর মার্কশিট প্রিন্ট — এই তিনটা অন্তত নিজের চোখে দেখে নিন।

৩. পুরো সফটওয়্যার কি বাংলায়?

অনেক সফটওয়্যারে মেনু, রিপোর্ট আর মার্কশিট ইংরেজিতে। প্রধান শিক্ষক হয়তো ইংরেজিতে চালাতে পারবেন, কিন্তু প্রতিদিন হাজিরা দেবেন সব শিক্ষক। যে শিক্ষক কম্পিউটারে সবচেয়ে কম অভ্যস্ত, তিনি পারবেন কি না — সেটাই আসল পরীক্ষা।

৪. মোবাইল দিয়ে চালানো যায় কি?

বেশিরভাগ শিক্ষকের হাতে ল্যাপটপ নেই, কিন্তু স্মার্টফোন আছে। ক্লাসে দাঁড়িয়ে মোবাইলে হাজিরা আর নম্বর দেওয়া গেলে কাজটা সত্যিই সহজ হয়। আলাদা অ্যাপ নামাতে হয় নাকি ব্রাউজারেই চলে, সেটাও জেনে নিন।

৫. আপনার নিয়মে রেজাল্ট বানাতে পারবে কি?

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের রেজাল্টের নিয়ম একটু আলাদা — কোথাও সিটি পরীক্ষার নম্বর যোগ হয়, কোথাও ব্যবহারিক আলাদা, মাদ্রাসায় বিষয় বিন্যাস ভিন্ন। জিজ্ঞেস করুন: "আমাদের নিজস্ব মার্কশিট ফরম্যাট বানিয়ে দেবেন কি? এর জন্য আলাদা খরচ কত?"

৬. সমস্যা হলে কে সাহায্য করবে?

সফটওয়্যারের আসল পরীক্ষা হয় রেজাল্ট প্রকাশের আগের রাতে, যখন কিছু একটা আটকে যায়। তখন কল সেন্টারে সিরিয়াল দিতে হবে, নাকি সরাসরি কাউকে ফোন করা যাবে? হোয়াটসঅ্যাপে সাপোর্ট পাওয়া যায় কি না, সেটাও জেনে নিন।

৭. পুরনো ডাটা কে তুলে দেবে?

এক্সেল বা খাতায় থাকা কয়েকশো শিক্ষার্থীর তথ্য হাতে টাইপ করা বিশাল ঝামেলা। ভালো বিক্রেতা এক্সেল থেকে বাল্ক ইমপোর্টের ব্যবস্থা রাখেন এবং শুরুতে ডাটা তুলতে সাহায্য করেন।

৮. শিক্ষকদের ট্রেনিং দেবে কি?

"লগইন দিয়ে দিলাম, এবার চালান" — এভাবে শুরু হলে কয়েক সপ্তাহ পর সফটওয়্যার পড়ে থাকে, আর কাজ আবার খাতায় ফিরে যায়। শুরুতে হাতে-কলমে ট্রেনিং পাওয়া যাবে কি না, নিশ্চিত হয়ে নিন।

৯. ডাটা কোথায় থাকে, ব্যাকআপ হয় কি?

শিক্ষার্থীদের তথ্য, রেজাল্ট আর ফি-র হিসাব আপনার প্রতিষ্ঠানের সম্পদ। জিজ্ঞেস করুন — নিয়মিত ব্যাকআপ রাখা হয় কি? প্রত্যেক শিক্ষক আলাদা লগইন পান কি? কে কখন কী বদলাল তার রেকর্ড (অ্যাক্টিভিটি লগ) থাকে কি?

১০. মোট খরচ কত — শুধু প্রথম বছর নয়

দামের তুলনা করার সময় শুধু শুরুর খরচ দেখবেন না। নিচের বিষয়গুলো আলাদা করে লিখে নিন:

শেষ কথা

সফটওয়্যারের ফিচার প্রায় সবার কাছাকাছি। পার্থক্য তৈরি হয় বিক্রির পরে — সাপোর্ট, ট্রেনিং আর আপনার প্রয়োজনমতো পরিবর্তনে। ওপরের ১০টি প্রশ্নের পরিষ্কার উত্তর যে দিতে পারবে, তার সাথেই কথা এগোন।

আমাদের সফটওয়্যারটি এই প্রশ্নগুলোর আলোকে কেমন, তা যাচাই করতে চাইলে একটি ফ্রি লাইভ ডেমো বুক করুন — প্রশ্নগুলো নিজেই করে দেখুন।

abukalamit.com